PRIVACYVERKLARING NOTARIA B.V. AVG

De AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) is op 25 mei 2018 in werking getreden. Vanzelfsprekend streven wij ernaar om de nieuwe regels zo goed mogelijk te implementeren.

Deze verklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.

ONZE CONTACTGEGEVENS
Notaria B.V.
James Wattstraat 28
1817 DC Alkmaar
072-5184890
info@notaria.nu

ONZE DIENSTVERLENING
Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doeleinden:
- het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
- om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of
- voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.

Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doeleinden verwerkt.
Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht.

REGELS PERSOONSGEGEVENS BIJ NOTARIËLE AKTEN
Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:
1. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt. 2. De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
3. Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
4. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistraties Personen (BRP), Handelsregister en Kadaster. 
5. De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen. De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die er op staan.
6. Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot deze gegevens.

ADVIEZEN EN OVERIGE DIENSTEN
Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt:
• Het opvragen, verzamelen, raadplegen, gebruiken en opslaan van persoonsgegevens ten behoeve van dienstverlening waaraan geen authentieke akte gekoppeld is zoals advisering, onderhandse akten en afwikkeling van een nalatenschap heeft het/de volgende doeleinde(n) en bijbehorende rechtsgrond(en):
- het uitvoeren van de overeenkomst van opdracht gegeven door cliënt.

• Het verstrekken door middel van doorzending van persoonsgegevens ten behoeve van de inschrijving van gegevens of akten in een register heeft het/de volgende doeleinde(n) en bijbehorende rechtsgrond(en):
- het geven van kenbaarheid ter uitvoering van een wettelijke verplichting (bij CLTR met toestemming van cliënt).

• Het vastleggen en raadplegen van persoonsgegevens ten behoeve van het legaliseren van handtekeningen heeft het/de volgende doeleinde(n) en bijbehorende rechtsgrond(en):
- het op verzoek van cliënt bevestigen van de echtheid van een handtekening ter uitvoering van een overeenkomst.

• Het verzamelen, vastleggen en gebruiken van persoonsgegevens voor de aanleg van registratie ten behoeve van acquisitie en/of nieuwsbrieven, etc. heeft het/de volgende doeleinde(n) en bijbehorende rechtsgrond(en):
- met toestemming van cliënt marketing en acquisitie verrichten.

• Het verzamelen, vastleggen en gebruiken van persoonsgegevens ten behoeve van het relatiebeheer van zakelijke contactpersonen in de keten heeft het/de volgende doeleinde(n) en bijbehorende rechtsgrond(en):
- met toestemming informeren en faciliteren ten behoeve van samenwerking in de keten.

• Het verzamelen, vastleggen en gebruiken van persoonsgegevens voor de financiële administratie heeft het/de volgende doeleinde(n) en bijbehorende rechtsgrond(en):
- het uitvoeren van de wettelijke verplichting tot het geven van kenbaarheid omtrent financiële rechten en verplichtingen.

BRON VAN VERWERKTE PERSOONSGEGEVENS
Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de aan ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan één van de volgende zijn:
• openbare registers, waaronder het Kadaster
• makelaar of andere adviseur in verband met een koopovereenkomst waarin u één van de partijen bent
• een hypotheekadviseur
• een geldverstrekker (bank, financiële instelling of particuliere geldverstrekker)
• een verzekeraar
• een scheidingsbemiddelaar/mediator
• een advocaat
• een accountant of boekhouder
• een bewindvoerder of curator
• een schenker
• een betrokkene of zaakwaarnemer van een nalatenschap
• een executeur

DOORGEVEN VAN UW PERSOONSGEGEVENS
Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren. Ons kantoor verstrekt persoonsgegevens aan de volgende ontvangers:
• KNB, Belastingdienst, registerhouders
• makelaar of andere adviseur in verband met een koopovereenkomst waarin u één van de partijen bent
• een hypotheekadviseur
• een geldverstrekker (bank, financiële instelling of particuliere geldverstrekker)
• een verzekeraar
• een scheidingsbemiddelaar/mediator
• een advocaat
• een accountant of boekhouder
• een bewindvoerder of curator
• een schenker
• een betrokkene of zaakwaarnemer van een nalatenschap
• een executeur Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.

BEWAREN VAN UW PERSOONSGEGEVENS
Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van de wettelijke taken en het nakomen van 4 wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het Notarisambt en de Archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.

UW RECHTEN TEN AANZIEN VAN DOOR ONS VERWERKTE PERSOONSGEGEVENS
Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken. Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig legitimatiebewijs.

Recht op inzage van de betrokkenne
U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek kunnen ingaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.

Recht op rectificatie
Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.

Recht op gegevenswissing (recht op "vergetelheid")
Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.

Recht op beperking van de verwerking
Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.

Recht van bezwaar
Als wij uw gegevens gebruiken voor direct marketing kunt u bezwaar maken tegen deze verwerking.

MOGELIJKE BEPERKINGEN IN HET UITOEFENEN VAN UW RECHTEN OP BASIS VAN DE ALGEMENE VERORDENING GEGEVENSBESCHERMING
Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het Notarisambt. Mocht de notaris om 5 die reden niet aan één van de genoemde verzoeken kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

KLACHTEN OVER DE VERWERKING VAN UW PERSOONSGEGEVENS DOOR ONS KANTOOR
Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor dan horen wij dit graag via info@notaria.nu. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

 

mr. A.M. Lopez-Brea (notaris) • mr. S.P. Gonet (kandidaat-notaris) • James Wattstraat 28 • 1817 DC Alkmaar
                                                      072 - 518 48 90 • info@notaria.nu • www.notaria.nu